Comment faire démarrer une réunion Zoom sans hôte

Dans le monde d’aujourd’hui, la communication à distance est plus importante que jamais, et Zoom est devenu l’une des plateformes les plus populaires pour les réunions en ligne. Bien que beaucoup d’entre nous soient habitués à démarrer une réunion Zoom avec un hôte, il peut arriver que vous ayez besoin de démarrer une réunion sans hôte. Que vous organisiez une réunion spontanée ou que votre hôte désigné ne puisse pas être présent, il est important de savoir comment démarrer une réunion Zoom sans hôte.

Qu’est-ce que l’option « Permettre aux participants de se joindre avant l’hôte » dans Zoom ?

L’option « Autoriser les participants à se joindre à la réunion avant l’hôte » dans Zoom est une fonctionnalité qui permet aux participants de se joindre à une réunion avant l’arrivée de l’hôte. Cette fonction peut s’avérer utile dans diverses situations :

• Grandes réunions : Lors d’une grande réunion avec de nombreux participants, l’arrivée de l’hôte et le début de la réunion peuvent prendre un certain temps. En permettant aux participants de se joindre à la réunion avant l’hôte, on peut s’assurer que tout le monde est prêt à partir lorsque l’hôte arrive.
• Événements de réseautage : Si vous organisez un événement de réseautage, le fait de permettre aux participants de s’inscrire avant l’hôte peut faciliter les présentations et les conversations entre les participants avant le début officiel de l’événement.
• Webinaires : Il peut être utile de permettre aux participants de se joindre avant l’animateur afin de s’assurer que tout le monde peut se connecter et résoudre les éventuels problèmes techniques avant le début de la présentation.
• Collaboration : Si vous travaillez sur un projet avec une équipe, le fait de permettre aux participants de se joindre à la réunion avant l’hôte peut faciliter la collaboration et les sessions de brainstorming avant le début officiel de la réunion.

Dans l’ensemble, l’option « Autoriser les participants à se joindre avant l’hôte » dans Zoom peut s’avérer précieuse pour garantir le bon déroulement des réunions, en particulier dans les situations plus vastes ou plus complexes.

Comment permettre aux participants de se joindre à des appels de groupe sans hôte ?

Supposons que vous soyez administrateur de votre compte Zoom. Dans ce cas, vous pouvez configurer l’option « Autoriser les participants à se joindre avant l’hôte » pour tous les membres de votre organisation, un groupe spécifique ou des utilisateurs individuels. Pour ce faire, vous devez

Permettre à l’ensemble de l’organisation

Pour activer cette option pour tous les membres de votre organisation, vous devez vous connecter au portail web Zoom en tant qu’administrateur et suivre les étapes suivantes :

• Cliquez sur Gestion du compte, puis sur Paramètres dans le menu de navigation.
• Vérifiez que l’option « Autoriser les participants à se joindre avant l’hôte » est activée dans l’onglet Réunion. Si elle est désactivée, activez-la et choisissez « Activer » pour confirmer la modification.

• Vous pouvez également définir une limite de temps pour rejoindre l’hôte en utilisant l’option Les participants peuvent rejoindre () minutes avant l’heure de début.

Permettre à un groupe spécifique

Si vous souhaitez activer cette option pour un groupe spécifique, vous devez vous connecter au portail web Zoom en tant qu’administrateur ayant le privilège de modifier les groupes d’utilisateurs et suivre les étapes suivantes :

• Cliquez sur Gestion des utilisateurs, puis sur Groupes dans le menu de navigation.

• Cliquez sur le nom du groupe, puis sur l’onglet Réunion pour vérifier que l’option « Rejoindre avant l’hôte » est activée. Si elle est désactivée, activez-la et choisissez « Activer » pour confirmer la modification.
• Si vous souhaitez rendre ce paramètre obligatoire pour tous les utilisateurs de ce groupe, cliquez sur l’icône du cadenas, puis sur « Verrouiller » pour confirmer le paramètre.

Permettre à un utilisateur spécifique

Si vous êtes un utilisateur individuel, vous pouvez activer cette option pour vos propres réunions en vous connectant au portail web Zoom et en suivant ces étapes :

• Cliquez sur Paramètres dans le menu de navigation.
• Vérifiez que l’option « Autoriser les participants à se joindre avant l’hôte » est activée dans l’onglet Réunion. Si elle est désactivée, activez-la et choisissez « Activer » pour confirmer la modification.

• Pour définir des limites de temps personnalisées pour la participation avant l’accueil, cochez l’option « Les participants peuvent se joindre () minutes avant l’heure de début« .

Notez que si l’option « Autoriser les participants à se joindre avant l’hôte » est grisée, elle a été verrouillée au niveau du groupe ou du compte, et vous devrez contacter votre administrateur Zoom pour modifier ce paramètre.

Comment permettre aux participants de se joindre à une réunion individuelle sans hôte ?

Vous pouvez également autoriser les participants à se joindre à des réunions individuelles en utilisant les paramètres de la réunion dans le calendrier. Vous pouvez le faire sur toutes les plateformes disponibles et les instructions varient légèrement. Pour ce faire, vous devez

Windows/MacOS/Linux

• La première étape consiste à se connecter au client de bureau Zoom.
• Cliquez ensuite sur l’onglet Accueil et sélectionnez Planifier pour ouvrir la fenêtre du planificateur.

• Cliquez ensuite sur Options avancées et cochez la case « Autoriser les participants à se joindre à tout moment« . Enfin, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos paramètres.

Web

• Si vous préférez le portail web Zoom, connectez-vous à votre compte et cliquez sur « Réunions« .
• Sélectionnez la réunion à laquelle vous souhaitez permettre de participer avant de l’accueillir ou d’en programmer une nouvelle, puis cliquez sur Modifier.

• Sous Options de réunion, cochez « Autoriser les participants à se joindre avant l’heure de début » et choisissez la limite de temps que vous souhaitez fixer. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer vos modifications.

Android/iOS

• Si vous utilisez l’application mobile Zoom sur un appareil Android, appuyez sur l’onglet Réunions et sélectionnez Planification.

• Tapez sur Options avancées et activez l’option « Autoriser les participants à se joindre avant l’hôte« .
• Cliquez sur Enregistrer pour terminer la programmation de votre réunion.

Remarque :

• Si l’organisateur ne se joint pas à la réunion ou n’est pas connecté au moment où il s’y joint, il n’y a pas de contrôle de l’organisateur, tel que l’enregistrement, la mise en sourdine/hors sourdine de tous les participants, le verrouillage de la réunion ou la suppression d’un participant.
• Les limites de jointure avant personnalisées ne peuvent pas être utilisées avec votre PMI et ne peuvent pas être utilisées lors de l’utilisation d’un cryptage de bout en bout.
• Si la salle d’attente est activée dans les paramètres de la réunion, la fonction Participer avant l’hôte ne fonctionnera pas pour vos réunions, à moins que la salle d’attente ne soit configurée de manière à permettre à certains utilisateurs de la contourner.
• Si vous souhaitez que la réunion soit enregistrée sans que l’hôte y assiste, vous devez activer l’enregistrement automatique dans le nuage pour la réunion.

L’activation de la fonction Joindre avant l’hôte pour vos réunions Zoom permet de s’assurer que vos réunions commencent à l’heure, même si l’hôte n’est pas présent au début. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pouvez facilement activer cette fonctionnalité sur l’appareil ou la plate-forme de votre choix.