Si vous avez besoin d’organiser vos emails, alors les règles Gmail sont parfaites pour une telle tâche. Ces dernières sont une sorte de filtre pour vos emails, qui vous aidera à gérer votre travail.

Comment créer et gérer des règles dans Gmail

Le courrier électronique fait désormais partie intégrante de la vie de nombreuses personnes. C’est grâce à lui que vous pouvez faire des achats, vous inscrire sur des sites et des services, effectuer des correspondances et conserver de la documentation. Il se trouve que vous recevez presque tous les jours un nombre assez important de messages de toutes sortes, et si vous n’utilisez pas souvent Gmail, vous devez quand même recevoir des mailings, etc. Vous pouvez d’ailleurs vous désabonner de ces derniers. Cependant, nous allons ici parler des règles, ou plutôt des filtres dans Gmail.

Les règles sont des filtres, en d’autres termes, conçues pour filtrer les e-mails inutiles et trouver ce dont vous avez besoin en quelques secondes. Pour ceux qui font des affaires et utilisent souvent Gmail, c’est un excellent moyen de garder tout sous contrôle. Vous trouverez ci-dessous une description un peu plus détaillée de la manière d’appliquer les règles dans Gmail sur différents appareils.

Existe-t-il un moyen de déplacer les e-mails vers un certain dossier ?

En général, vous pouvez même placer des e-mails spécifiques dans un dossier spécifique, mais vous devrez d’abord configurer cette fonctionnalité. Voici comment procéder :

  • Appuyez sur le symbole de l’engrenage dans le coin supérieur droit de votre écran.
  • Choisissez Voir tous les paramètres
  • Sélectionnez la section Filtres et adresses bloquées pour voir les filtres existants qui s’appliquent à votre compte.
  • Appuyez sur Créer un nouveau filtre
  • Saisissez l’adresse des courriels que vous souhaitez filtrer, les mots qu’ils doivent contenir et les autres détails de la fenêtre contextuelle.
  • Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Créer un filtre avec cette recherche.
  • Dans la liste des options, sélectionnez Appliquer l’étiquette x, et décidez si vous voulez créer une nouvelle étiquette ou utiliser une étiquette existante.
  • Appuyez sur Créer le filtre, et c’est tout ce qu’il y a à faire.

Comment créer des règles via la boîte de réception Gmail

Et si vous avez besoin de filtrer rapidement les messages entrants, le processus est assez simple et ne vous prendra pas beaucoup de temps. Voici un petit guide :

  • Cliquez sur la flèche à droite de la barre de recherche.
  • Une petite fenêtre popup apparaîtra avec plusieurs options. Ces options détermineront les emails que votre filtre affectera
  • Appuyez sur Créer un filtre avec cette recherche et décidez ce qui se passera lorsque les messages correspondant à vos critères de recherche arriveront.
  • Par exemple, vous pouvez choisir de supprimer, de transférer ou d’étoiler les messages. Après avoir fait votre choix, cliquez sur Créer un filtre dans le coin inférieur droit, et le filtre sera créé.

Comment créer des règles dans Gmail sur l’iPhone

Malheureusement, il n’est pas possible de créer ses propres filtres, c’est-à-dire des règles dans Gmail sur les appareils mobiles. Cependant, ne soyez pas déçu, car dans l’application mobile, Gmail a la possibilité d’insérer des catégories telles que Promotions, Socials, etc. De cette façon, vous aurez des filtres, mais un peu limités. Mais c’est mieux que rien. Même avec de tels filtres, vous pouvez toujours trouver les e-mails dont vous avez besoin et naviguer facilement.

Vous trouverez ci-dessous un petit guide expliquant comment ajouter ou supprimer des onglets et des catégories de boîte de réception sur votre iPhone :

  • Ouvrez Gmail et appuyez sur le bouton Paramètres dans le menu.
  • Sélectionnez votre compte et cliquez sur Inbox Type
  • Choisissez la boîte de réception par défaut
  • Appuyez sur le bouton Back, puis sur Inbox Categories.
  • Vous pouvez maintenant supprimer les catégories existantes et en ajouter de nouvelles.

Il en va de même pour l’iPad :

  • Allez dans le menu de Gmail et sélectionnez « Paramètres ».
  • Sélectionnez votre compte, puis appuyez sur l’option Type de boîte de réception.
  • Sélectionnez Boîte de réception par défaut
  • Appuyez sur Back et sur Inbox Categories
  • Commencez à ajouter ou supprimer les catégories de votre boîte de réception

Comment créer des règles dans Gmail sur Android

Tout comme pour l’iPhone et l’iPad, la version Android de l’application Gmail ne permet pas actuellement de créer des règles. Bien sûr, les développeurs ont fait en sorte que vous puissiez toujours organiser votre espace de travail et ont rendu possible l’ajout d’étiquettes à vos e-mails. Autrement dit, lorsque vous recevez un courriel et qu’il est important pour vous, vous ne voulez pas le perdre – il suffit d’ajouter une étiquette. Ainsi, votre lettre aura sa propre catégorie. En ajoutant une étiquette à votre courriel, vous ne le perdrez pas et vous pourrez toujours le retrouver dans un certain onglet. Voici comment procéder :

  • Ouvrez un courriel et appuyez sur les trois points verticaux dans le coin supérieur droit.
  • Choisissez Changer les étiquettes
  • Supprimer les étiquettes existantes ou en ajouter de nouvelles
  • Appuyez sur le bouton OK

Vous pouvez également ajouter des étiquettes à plusieurs courriels à partir de la boîte de réception :

  • Sélectionnez un message en touchant et en maintenant la photo ou la lettre à sa gauche.
  • Sélectionnez tous les autres e-mails que vous voulez
  • Cliquez sur les trois points verticaux dans la partie supérieure droite de votre écran et choisissez Changer les étiquettes.
  • Supprimer les anciennes étiquettes ou en ajouter de nouvelles
  • Appuyez sur OK, et c’est tout.

Comment créer des règles dans un compte Gmail

Même si vous êtes connecté à votre compte Gmail, vous pouvez immédiatement ajuster les filtres à votre convenance en suivant cette instruction :

  • Connectez-vous à votre compte
  • Cliquez sur le symbole de l’engrenage dans le coin supérieur droit de l’écran, puis choisissez Voir tous les paramètres.
  • Appuyez sur l’option Filtres et adresses bloquées
  • Cliquez sur le bouton Créer un nouveau filtre et saisissez toutes les informations que vous souhaitez utiliser comme règles pour vos messages électroniques.
  • Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Créer un filtre avec cette recherche.

Comment créer une règle Gmail à partir d’emails déjà existants

Si vous avez déjà beaucoup d’emails qui doivent être filtrés en différentes catégories, vous pouvez également le faire avec des règles. Voici un guide sur la façon de procéder :

  • Ouvrez Gmail dans un navigateur web
  • Cochez la case en regard du message qui répond aux critères de votre nouvelle règle.
  • Sélectionnez More (les trois points alignés verticalement dans la barre d’outils Gmail).
  • Choisissez Filtrer les messages comme ceux-ci
  • Sélectionnez ou corrigez les critères à appliquer à la nouvelle règle. Certaines options peuvent être pré-remplies avec les détails du message sélectionné.
  • Sélectionnez Créer un filtre
  • Cochez la case en regard des options qui spécifient le comportement que vous souhaitez appliquer à la règle. Les options comprennent Sauter la boîte de réception (l’archiver), Marquer comme lu, Étoile et Supprimer.
  • Sélectionnez Créer un filtre pour activer la nouvelle règle

Comment modifier ou supprimer des règles dans Gmail

tGMail vous donne toujours la possibilité d’ajuster ou de personnaliser votre espace de travail. Par conséquent, lorsque vous devez supprimer ou modifier certaines règles, cette option est disponible à tout moment. Elle vous permettra de gérer plus facilement les filtres et de trier les courriels. Vous trouverez ci-dessous des instructions détaillées sur la manière de procéder :

  • Ouvrez Gmail dans un navigateur web
  • Sélectionnez Paramètres (l’icône en forme d’engrenage)
  • Sélectionner les paramètres
  • Dans l’écran « Paramètres », choisissez « Filtres et adresses bloquées ».
  • Pour apporter des modifications à une règle, sélectionnez Modifier. Pour supprimer une règle afin qu’elle ne filtre plus vos e-mails, sélectionnez Supprimer.

Vous en savez maintenant plus sur les règles et la façon de filtrer votre boîte de réception. Ainsi, vous pourrez toujours trouver tout ce dont vous avez besoin en quelques clics. N’oubliez pas que plus votre environnement de travail est organisé, moins vous passerez de temps à chercher un fichier qui vous a été envoyé ou que vous avez envoyé à quelqu’un. Avec de telles règles, vous gagnerez du temps.

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